Описание бизнес процессов может производиться различными средствами. Обычно используется текстовое, табличное и графическое описание бизнес-процессов. Существуют различия в подходах, при котором используются вышеописанные методы описания процессов

 При текстовом описании существуют определенные трудности при восприятии, особенно если описание изобилует различными логическими условностями. Допустим специалист, описывая процесс реализации продукции текстовым способом, отмечает «Предприятие реализует продукцию крупным и мелким оптом, а также в розницу. При реализации оптом цена устанавливается …. Любой, даже подготовленный человек, дочитав до конца подобное длинное описание, может забыть то, что было в начале. Или запутается в разновидностях и специфике реализации продукции.

 Более удобен табличный способ описания, где допустим, в каждую строку заносятся определенного типа данные. Например, если взять реализацию продукции, то в первом столбце будет установлен тип реализации (крупным оптом, оптом, розница), во втором будут условия такой реализации (цена, условия доставки), в третьем столбце цена отпускная, а в четвертом менеджер, который уполномочен производить разного типа продажи. Для разного типа людей подходит разный вид изображения исходной информации, поэтому в программе QPR ProcessGuide информация может быть представлена, как в текстовом, так и в табличном виде.

 Описание бизнес процессов должно базироваться на неком принципе, согласно которому чем более высокий уровень получателя информации, тем более сжатой она должна быть. Этот принцип можно вывести в виде некой пирамиды, где наибольший объем информации приходится на сотрудников самого низкого ранга. По мере повышения статуса сотрудника предприятия тем больше данных обобщаются, группируются и систематизируются.

 Руководство предприятия получает в конечном итоге результирующую информацию по предприятию (доходы, расходы, прибыли, убытки, объем задействованных ресурсов, фонд заработной платы, объемы продаж и т.д.).

В программе QPR имеется возможность группировать и объединять данные, в зависимости от ранга пользователя.

 Описание бизнес процессов может также исполняться в виде графики. Графическое отображение информации (или данных) позволяет воспринимать ее образно. Образное мышление присуще менеджерам. Программа QPR ProcessGuide позволяет также представлять данные (информацию) в удобном графическом виде.